研究資料室収蔵資料目録（試行版）凡例

国立国語研究所共同利用推進センター研究資料室では、資料1点を1アイテムとして目録を作成しています。ただし、ファイル・封筒等、何らかの形で整理・収納された資料類については、その容器単位でアイテム1点とみなします。
目録の項目構成は下記の通りです。各項目については国際標準記録史料記述ISAD（G）に基づきつつ、独自のものも採用しています。

1. アイテムID（Item ID）
アイテム1点のIDを記入しています。アイテムIDは、「各資料群に相当するフォンド番号（4桁）＋itemの頭文字i＋通し番号（4桁）」で表しています。

2. タイトル1（Title 1）
アイテムに付与された標題を記入しています。あらかじめ、アイテムに標題の記載がない場合、括弧内にアイテム内容を表すタイトルを記入しています。

3. タイトル2（Title 2）
タイトル1と併記された情報を記入しています。この情報には、作成者・作成部署等の名称や、後から追加されたメモ等の情報も含むものとします。
なお、本項目での作成者・作成部署の名称は、下記の「作成者名称　Name of creator」に記入する情報とは異なる場合があります。

4. 資料内容（Scope and Content）　
タイトル1のみでは資料内容が判別できない場合に限り、アイテムに含まれている資料を摘記しています。

5. サブフォンド（Subfonds）
各フォンドのアイテム入力に際しては、必要に応じてサブフォンドを立てています。サブフォンドは、資料群の全体を表すフォンド（fonds）に対して、下位の組織やプロジェクト単位の資料群を表します。
　
6. 保存箱ID（Box ID）
アイテムを収納している保存箱を特定するためのIDです。各アイテムは、資料群ごとの保存箱に収納されています。「研究資料室収蔵資料」データベース（https://rmr.ninjal.ac.jp/）の保存箱IDと同じく、「フォンド番号（4桁）＋箱番号（3桁）」の組み合わせで表しています。

7. 配架位置（Location of materials）　
アイテムを収納している保存箱の配架位置は、「研究資料室収蔵資料」データベースと同じく、「数字＋アルファベット」（6桁）の組み合わせで表しています。

8. 作成年月日（Dates of creation of the material in the unit of description）
原則として、「yyyy/mm/dd」で表しています。年代域が判明している場合、ハイフン（-）で範囲を明示しています。具体的な年月日が判明しない場合は、年代のみ、または年未詳（記入なし）としています。

9. 形態・数量（Extent of the unit of description）
原則として、「（中身入り＋)容器・形態＋n＋助数詞」で表しています（例「書類入りファイル1点」「ノート3冊」等）。容器・形態情報は、「封筒」「ファイル」のような収納容器の名称や、「書類」のような形態の名称で記入しています。アイテム点数の把握が困難な場合は、「一括」と記入しています。

10. 媒体種別（Type of media）
アイテムを構成している媒体を記入しています。例として、紙資料の場合は「紙」とします。アイテムが複数の媒体で構成されている場合は、「紙・プラスチック」等と併記しています。

11. 作成者名称（Name of creator）
アイテムに記載されている作成者・作成部署等の名称を記入しています。独立した出版物・逐次刊行物等、国語研以外の作成者・作成部署等が該当する場合は、その名称（著編者名・発行人名等）を記入しています。

12. 備考（Note）
アイテムの破損や欠落など、特記すべき事柄を記入しています。

13. 個人情報（Personal information）
個人情報を含むアイテムの場合は「1」、含まない場合は「0」と記入しています。ここでの個人情報とは、収蔵資料に含まれる氏名、年齢、居住地、学歴、家族構成等を指しています。

14. 利用条件（Access conditions）
上記13で「1」に相当する（＝個人情報を含む）アイテムの場合は、「研究資料室資料の個人情報等に関する取扱要領」による申請が必要となります。

15. 複製情報（Existence of copies）
複製物の有無、もしくは複製物のメディアID等を記入しています。